Juntas online en comunidades de propietarios: legalidad y participación telemática

Participar en una junta puede resultar difícil para quien trabaja en otro horario, vive en otra ciudad o utiliza su vivienda de Fuengirola solo durante parte del año. Las videollamadas ofrecen una solución práctica para mantener el contacto, pero la comodidad tecnológica y la validez de los acuerdos son cuestiones distintas.

Las juntas online en comunidades de propietarios requieren revisar el marco jurídico aplicable, la forma de convocatoria y las garantías de participación. Enviar un enlace de videoconferencia no basta para convertir cualquier reunión en una junta válida.

¿Son legales las juntas de propietarios por videoconferencia?

Para las comunidades sometidas a la Ley de Propiedad Horizontal estatal, como las de Fuengirola, la ley no contiene una regulación general expresa y completa de las juntas íntegramente telemáticas equivalente a la que existe en otros ámbitos. Por ello no es riguroso afirmar que todas son automáticamente válidas ni que basta con que lo decida el presidente.

La utilización de medios telemáticos debe analizarse en cada comunidad, teniendo en cuenta sus estatutos, los acuerdos existentes, la aceptación del sistema, los derechos de todos los propietarios y los criterios jurídicos aplicables. Si se necesita modificar los estatutos, habrá que estudiar la mayoría que exige esa modificación; no debe darse por hecho que una mayoría simple resuelve cualquier situación.

La LPH regula la convocatoria y reunión de la junta, así como la asistencia, las mayorías y la documentación de sus acuerdos. Esas garantías siguen siendo relevantes cuando se incorpora tecnología. Ante dudas sobre la base jurídica del formato, conviene organizar una junta presencial con representación debidamente acreditada.

La autorización excepcional de 2021 no es una habilitación permanente

Durante la pandemia se estableció un régimen extraordinario que permitió determinadas reuniones por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple bajo condiciones concretas. Esa previsión del Real Decreto-ley 8/2021 estaba vinculada al periodo que finalizaba el 31 de diciembre de 2021.

No debe utilizarse aquella medida temporal como única justificación para afirmar que hoy cualquier junta online es válida. Que una comunidad celebrara reuniones telemáticas durante ese periodo tampoco elimina la necesidad de revisar cómo organizar las posteriores.

Reunión informativa, junta híbrida y junta online: diferencias

Conviene definir desde el principio qué se pretende celebrar. Una conexión para explicar un presupuesto no tiene la misma función que una sesión en la que se vota una derrama o se aprueban las cuentas.

Una junta híbrida no queda libre de problemas por disponer de una sala física. Si se cuentan los votos de quienes se conectan a distancia, debe haberse resuelto previamente cómo se reconoce y documenta esa participación.

Qué revisar antes de enviar la convocatoria

1. Estatutos, acuerdos previos y asesoramiento

El administrador debe revisar la documentación de la comunidad y trasladar al presidente las condiciones y dudas relevantes. La aceptación de los propietarios y las garantías técnicas son importantes, pero no deben presentarse como una fórmula que elimine por sí sola cualquier riesgo de impugnación.

2. Acceso real de todos los propietarios

Hay que comprobar si los vecinos disponen de medios y pueden utilizar la plataforma. Una prueba de conexión, instrucciones sencillas y apoyo previo pueden ayudar. La digitalización pierde sentido si deja fuera a quien necesita intervenir o entender una propuesta.

3. Convocatoria y documentación

La convocatoria debe recoger los asuntos, el día y la hora, las previsiones sobre primera y segunda convocatoria y la información exigida legalmente. Si existe participación telemática, se debe explicar el sistema, el acceso y el procedimiento de identificación y voto, además de cumplir las reglas de citación.

Para la junta ordinaria, la LPH prevé una antelación mínima de seis días; para las extraordinarias, la necesaria para que la convocatoria pueda llegar a conocimiento de todos. Un correo o mensaje rápido no sustituye sin más las garantías de notificación exigibles.

Identificación, representación y votaciones

Al iniciar la sesión debe saberse quién participa, a qué inmueble representa y con qué cuota. Un nombre de pantalla o un dispositivo compartido pueden generar dudas si no existe una comprobación previa.

Las representaciones deben acreditarse de forma adecuada. La LPH admite la representación voluntaria mediante escrito firmado por el propietario. En comunidades con titulares que residen fuera, esta alternativa puede facilitar la participación sin depender de la validez de un voto remoto.

Durante las votaciones conviene formular cada propuesta con claridad y registrar el sentido del voto y las cuotas cuando corresponda. El contador de una aplicación puede contar conexiones o respuestas, pero no necesariamente propietarios, representaciones o coeficientes de participación.

También deben respetarse las reglas sobre propietarios con deudas vencidas y derecho de voto del artículo 15.2. La herramienta tecnológica no sustituye esa comprobación jurídica.

Qué hacer si falla la conexión

Es recomendable prever cómo actuar ante cortes de sonido, pérdida de imagen o desconexiones. El responsable de la sesión debe distinguir entre una incidencia breve y una situación que impide a un propietario escuchar, deliberar o votar.

Según su importancia, puede ser necesario detener la explicación, repetir una propuesta, aplazar una votación o reconsiderar la celebración. El acta debe reflejar las incidencias relevantes y su efecto sobre la participación. No conviene continuar como si todos hubieran oído y votado cuando se sabe que no ha sido así.

El acta sigue siendo necesaria

Una grabación no sustituye al acta de la junta. Deben constar los datos exigidos por el artículo 19 de la LPH, los acuerdos adoptados y los votos en los términos legalmente previstos, además de describir de forma adecuada el formato de participación utilizado.

Grabar una sesión tampoco debe convertirse en una práctica automática. Antes de hacerlo hay que valorar la finalidad, la base jurídica, la información a las personas afectadas, el acceso al archivo y su conservación. En muchos casos, un acta correctamente redactada permite documentar los acuerdos sin necesidad de conservar imágenes y voces de toda la reunión.

¿Sirven las encuestas de WhatsApp para aprobar acuerdos?

Una encuesta puede servir para conocer preferencias sobre una fecha o recabar opiniones. No debe confundirse con un acuerdo formal de la junta: puede no identificar correctamente a los propietarios, no recoger cuotas ni representaciones y no respetar la convocatoria o las mayorías exigibles.

Participar desde fuera de Fuengirola con garantías

La tecnología puede facilitar la información y reducir barreras, siempre que se utilice con una organización clara. La elección del formato debe hacerse antes de convocar, no improvisarse cuando ya se está votando una decisión importante.

Puede consultar también nuestra explicación de las funciones del presidente de una comunidad.